Cada país es libre de condicionar la validez de los documentos públicos extranjeros al cumplimiento de determinados requisitos. Como norma general, tres requisitos pueden condicionar la validez de un documento público extranjero:
- Que el documento sea original o una copia certificada.
- Que el documento sea legalizado.
- Que el documento sea traducido.
En España, como en la mayoría de los países, como norma general, se exige en particular que el documento sea legalizado y traducido.
1. Legalización
La legalización es un procedimiento por el que las autoridades del Estado que emite un documento certifican que es auténtico, antes de que las autoridades del Estado en el que se pretenda usar dicho documento reconozcan, a su vez, su autenticidad. Ya que requiere la intervención de las autoridades de dos países, se trata de un procedimiento bastante complejo que muchos países han querido simplificar mientras que cada vez más se ha necesitado usar documentos públicos expedidos por las autoridades un país, en otro.
Por eso existen convenios internacionales que simplifican este procedimiento. El más importante en el mundo es el «Convenio de la Apostilla» por el que los Estados se comprometen entre sí a aceptar una «legalización única» (Apostilla) realizada por las autoridades del Estado que emite el documento, sin que haga falta ninguna intervención por parte de las autoridades del Estado en el que se vaya a usar. También es relevante la existencia en la Unión Europea de un Reglamento que exime completamente de cualquier tipo de legalización y otra formalidad equivalente (incluso Apostilla), así como de convenios internacionales suscritos por determinados Estados y España que tienen el mismo efecto para determinados documentos públicos.
¡Ojo! Cada convenio se refiere explícitamente a determinados documentos públicos y cada convenio tiene, por lo tanto, un alcance diferente. Es necesario tomarlo en cuenta en el caso de los convenios específicos con España, ya que no todos los documentos públicos son exentos de legalización o Apostilla.
- Estados miembros de la Unión Europea (en azul en el mapa). Por el Reglamento (UE) 2016/1191, están exentos de legalización o trámite similar (art. 4), incluso apostilla (art. 3.4), los documentos públicos que establezcan el nacimiento, que una persona está viva, la defunción, el nombre, el matrimonio, incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil, el divorcio, la separación judicial y la anulación del matrimonio, la unión de hecho registrada, incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada, la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada, la filiación, la adopción, el domicilio o la residencia, la nacionalidad, la ausencia de antecedentes penales, siempre, en el caso de los antecedentes penales, que los documentos públicos al respecto sean expedidos a un ciudadano de la Unión por las autoridades del Estado miembro del que tiene la nacionalidad (art. 2.1).
- Estados parte al Convenio suprimiendo la exigencia de la legalización de los documentos públicos extranjeros («Convenio de la Apostilla») (en naranja en el mapa). En virtud del Convenio de la Apostilla de 5 de octubre de 1961, están exentos de legalización (art. 2) los documentos públicos expedidos por los Estados parte al Convenio. Solo se exige, en este caso, la fijación de Apostilla expedida por la autoridad competente del Estado del que dimane el documento (art. 3). Los Estados en rojo en la mapa serán parte al Convenio en poco tiempo (el 7 de diciembre de 2022 en Arabia Saudita; el 9 de marzo de 2023 en Pakistán; y el 23 de marzo de 2023 en Senegal).
- Otros Estados (en gris en el mapa). Se exige legalización por las autoridades competentes del Estado que expidió el documento y las autoridades españolas competentes.
- Casos específicos (en azul celeste en el mapa). En el caso de Estados que no son parte de la Unión Europea, nos interesan los convenios que tienen suscritos con España, pues podrían eximir de legalización y Apostilla. De estos convenios, unos eximen explícitamente determinados documentos de «legalización y otra formalidad equivalente» -por lo que no hay duda que también eximen de Apostilla-, mientras que otros tan solo eximen de «legalización». Según mi criterio, estos Convenios también eximen de Apostilla, pues la Apostilla es, en realidad, una «legalización única».
- Convenio número 16 de la Comisión Internacional del Estado Civil sobre expedición de certificaciones plurilingües de las actas del Registro Civil de 8 de septiembre de 1976. Exime de legalización y otra formalidad equivalente, siempre que estén fechadas y selladas (art. 8), las certificaciones de las actas de nacimiento, matrimonio o defunción extendidas de conformidad con los modelos anejos al Convenio (art. 1), y expedidos por los Estados parte (Bosnia-Herzegovina, Cabo Verde, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Serbia, Turquía; Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Croacia, Eslovenia, España, Estonia, Francia, Italia, Lituania, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumania, Suiza).
- Convenio número 17 de la Comisión Internacional del Estado Civil, sobre dispensa de legalización de ciertos documentos de 15 de septiembre de 1977. Exime de legalización y otra formalidad equivalente, siempre que estén fechados y firmados, los documentos expedidos que se refieran al estado civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que estén destinados, así como los otros documentos que hayan sido extendidos para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto de estado civil (art. 2), expedidos por los Estados parte (Turquía; Austria, España, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal).
- Convenio Europeo relativo a la supresión de la legalización de documentos extendidos por los Agentes diplomáticos y consulares, de 7 de junio de 1968. Exime de legalización (art. 3) los documentos expedidos en su calidad oficial por los Agentes diplomáticos o consulares, así como las declaraciones oficiales, tales como menciones de registro, visados de fecha cierta y certificaciones de firma, extendidos por los Agentes diplomáticos o consulares (art. 2), y expedidos por los Estados parte (Islandia, Liechtenstein, Moldavia, Noruega, Reino Unido, Turquía; Alemania, Austria, Bélgica, Chipre, España, Estonia, Francia, Grecia, Irlanda, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal, República Checa, Rumania, Suecia, Suiza).
- Canje de Notas, constitutivo de Acuerdo, entre el Gobierno de España y el Gobierno de la Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas sobre supresión de legalizaciones y expedición de certificados de Registro Civil de 24 de febrero de 1984. Exime de legalización las certificaciones del Registro Civil expedidas por autoridades de Rusia.
2. Traducción
Un traducción es válida en toda España cuando fue:
- Realizada o cotejada por intérprete-traductor jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores. También debería considerarse válida la traducción realizada por una persona habilitada para ello en virtud del Derecho de un Estado miembro de la Unión Europea (art. 6.2 del Reglamento (UE) 2016/1191).
- Realizada o cotejada en Representación Diplomática o Consular de España en el extranjero y luego legalizada en el Servicio de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores.
- Realizada o cotejada en la Representación Diplomática o Consular del país de origen del documento en España y luego legalizada en el Servicio de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores.
Evidentemente no requieren traducción alguna los documentos públicos extranjeros expedidos en el idioma oficial de España (castellano), o en el idioma cooficial de la Comunidad Autónoma donde se presente (en particular los documentos en catalán expedidos por las autoridades de Andorra).
En la Unión Europea, el Reglamento (UE) 2016/1191 establece unas exenciones en materia de traducción (art. 6.1), y, en particular, se exime de traducción los documentos públicos relativos al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia, o a la ausencia de antecedentes penales, siempre que vayan acompañados de un impreso estándar multilingüe y que la autoridad a la que se presente dicho documento considere que la información incluida en el impreso es suficiente para tramitar el documento público (art. 6.1.b)). La persona que tenga derecho a obtener el documento público debe solicitar la expedición del impreso estándar multilingüe (art. 7.1).
Teóricamente, en caso de Apostilla, no es necesario aportar una traducción de la propia Apostilla, ya que el Convenio de la Apostilla determina que «la apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida» (art. 4). Lo imprescindible no es la traducción de la propia Apostilla, sino la traducción del documento apostillado.